PL
Większość osób planujących konferencję biznesową należy do jednej z dwóch “szkół”. Według pierwszej taki event powinno się urządzać we własnej siedzibie. Takie zaproszenie gości do siebie pokazuje nasz potencjał i potwierdza nasz codzienny profesjonalizm. Drugi pogląd to ten, zgodnie z którym bezwzględnie powinno się organizować takie spotkania na zewnątrz, w wynajętej sali. Dlatego frazy “hotel konferencje Łódź” czy “gdzie znaleźć miejsce na konferencję” są często wpisywane w internetowych wyszukiwarkach.
Tak naprawdę kluczową sprawą powinien być wybór takiego miejsca, które pozwoli na bezproblemową organizację konferencji i komfort jej uczestników. Nie ma sensu silić się na zapraszanie gości do siebie, jeśli dysponujemy jedynie niewielkim biurem. Miejsce na konferencję powinno być przestronne i dysponować odpowiednim zapleczem.
Ważny jest również łatwy dojazd – warto przekazać wszystkim uczestnikom dokładne wskazówki z nim związane – oraz zapewnienie miejsc parkingowych. Jeśli goście stracą na szukanie miejsca na postój kilkadziesiąt minut, z pewnością nie będą najlepiej nastrojeni do rozmów biznesowych. Gdy natomiast uczestnicy konferencji przylatują na nią samolotem, warto zapewnić im transport z lotniska.
Kiedy będziesz już pewien, że obiekt, który wybrałeś, spełnia powyższe wymagania, powinieneś przyjrzeć się sali konferencyjnej. Zwróć uwagę, czy jest odpowiednio przestronna. Z jednej strony należy zapewnić gościom odpowiednią liczbę krzeseł, z drugiej – nie mogą być ustawione zbyt ciasno. Na pewno w czasie poszczególnych wystąpień kilku uczestników będzie chciało choć na chwilę opuścić salę. Nie pozwól, by musieli zwracać na siebie uwagę, przeciskając się niemal między kolanami innych uczestników. Same siedzenia też powinny być wygodne, w przeciwnym razie wycieczek “dla rozprostowania kości” może być sporo.
Kolejna kluczowa sprawa to sprzęt, którym dysponuje sala. Trzeba sprawdzić stan nagłośnienia, monitorów oraz urządzeń multimedialnych. Technika jest dziś na takim poziomie, że tłumaczenie się awarią urządzenia elektronicznego nie będzie zbyt wiarygodne. Zadbaj, by wszystkie prezentacje mogły być pokazane w pełnej krasie.
Na profesjonalnie zorganizowanej konferencji nie może zabraknąć posiłków. Obowiązkowe są przekąski, którymi można zaspokoić pierwszy głód. Jeśli jednak zapraszasz gości z daleka lub organizujesz event, który potrwa do późnych godzin popołudniowych, niezbędny będzie także obiad. Miejsce na posiłki powinno znajdować się możliwie blisko sali konferencyjnej, ale nie tuż za jej drzwiami – dźwięki sztućców i szklanek dobiegające z korytarza nie wpłyną zbyt dobrze na koncentrację pozostałych uczestników.
W przypadku rozbudowanych konferencji warto pomyśleć także o noclegu dla gości. Dobrze, by znaleźć dla nich miejsce w bezpośredniej okolicy sali konferencyjnej. W tym aspekcie najlepiej widać przewagę, jaką gwarantuje organizacja konferencji w hotelu – tam miejsc noclegowych zabraknąć nie powinno.