1. Wybór tematyki lub motywu i charakteru wydarzenia

Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję dotyczącą konkretnego tematu, powinniśmy stworzyć cały kontent w połączeniu z nim. Jeśli ma to być szkolenie lub wyjazd integracyjny, sytuacja wygląda tak samo. Wybór konkretnego tematu pozwoli nam na sprecyzowanie grupy docelowej, partnerów oraz formy promocji czy komunikacji. Będziemy mogli zawęzić formę działania, dzięki czemu łatwiej zaplanujemy kolejne kroki.

2. Strategiczna lokalizacja i termin

Organizacja jakiegokolwiek wydarzenia wymaga od nas wyboru miejsca, w którym się odbędzie. Bardzo ważny jest także termin, który powinniśmy sprawdzić pod kątem świąt lub innych ważnych w branży wydarzeń. Jeśli chcemy aby event na długo pozostał w pamięci zaproszonych osób lokalizacja powinna być oryginalna i na pewno nie może to być po prostu hotel w centrum miasta. Miejsce na konferencje to także mniejsze hotele czy ośrodki biznesowe za miastem. Szczególnie w sezonie letnim, kiedy będziemy mogli kreatywnie wykorzystać także zieloną przestrzeń wokół budynku.

3. Dodatkowe atrakcje powiązane z tematem

Jeśli chcemy aby nasze wydarzenie było naprawdę wyjątkowe, warto zadbać o dodatkową oprawę. Hotel na konferencje pod Warszawą czy innym dużym miastem jest zazwyczaj przystosowany do przyjmowania firm z siedzibami w pobliskiej aglomeracji. Oprócz profesjonalnych sal konferencyjnych możemy często skorzystać także z atrakcji jak np. strefy SPA, basenów, ogrodu, czy nawet wypożyczalni rowerów lub innego sprzętu sportowego. Warto wykorzystać taką sposobność w organizacji swojego eventu. Szczególnie jeśli uda nam się daną aktywność połączyć z tematem przewodnim imprezy.

4. Goście specjalni

Warto zastanowić się czy jedne z najpopularniejszych eventów czy festiwali zgromadziły by taką publiczność gdyby nie światowej sławy gwiazdy, które się tam pojawiły. Tak samo sytuacja wygląda w branży biznesowej. Jeśli na konferencji czy szkoleniu ma pojawić się szanowana i znana osobistość, frekwencja najczęściej dopisuje. Warto przemyśleć zaproszenie osoby mocno związanej z tematem naszego eventu, która mogłaby wzbogacić harmonogram imprezy.